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5 novembre 2020
Droit corporatif

La petite bible des OSBL au Québec : 12 éléments essentiels à connaître

Par Me Léa Psenak et Me Frédéric Letendre

D’abord, qu’est-ce qu’une organisation sans but lucratif (OSBL)? Une OSBL est une personne morale, donc une entité juridique distincte des personnes physiques ou morales qui la constituent, qui possède son propre patrimoine et ses propres droits et obligations. L’OSBL poursuit un but à caractère altruiste et son intention n’est pas de faire des gains pécuniaires à partager entre ses membres.

À la différence d’une organisation à but non lucratif (OBNL) de régime fédéral, l’OSBL est incorporée en vertu du régime provincial (la Partie III de la Loi sur les compagnies, RLRQ, c. C-38).

Si vous songez à constituer une OSBL, nous vous invitons à prendre connaissance des 12 éléments essentiels suivants :

  1. REQUÉRANTS

Seules les personnes physiques peuvent constituer une OSBL. Un minimum de trois personnes physiques, toutes âgées de plus de 18 ans, doivent signer la requête pour constitution d’une OSBL.

  1. OBJETS (BUTS) DE L’ORGANISATION

Lors de l’incorporation de votre OSBL, vous devrez vous questionner sur les objets de votre organisation, sur ses raisons d’être. Ceux-ci doivent être rédigés de façon précise dans les documents constitutifs de l’OSBL. Les actions entreprises par l’OSBL devront correspondre aux activités décrites dans les différents documents constitutifs.

L’OSBL peut poursuivre plusieurs buts dans différents domaines et peut être exploitée « dans un but national, patriotique, religieux, philanthropique, charitable, scientifique, artistique, social, professionnel, athlétique, sportif ou autre du même genre »[1].

Si l’OSBL est exploitée à des fins de bienfaisance, ses buts devront s’inscrire dans une des catégories prévues par la loi. Elle serait alors susceptible d’être considérée comme un organisme de bienfaisance (voir l’item 12).

  1. SIÈGE SOCIAL

Contrairement à l’OBNL, qui peut avoir son siège social n’importe où au Canada, l’OSBL doit avoir son siège social au Québec[2]. Elle peut toutefois avoir d’autres adresses ou places d’affaires ailleurs au Québec aussi bien qu’ailleurs dans le monde. 

  1. ADMINISTRATEURS

Il n’y a aucune exigence législative obligeant les administrateurs d’une OSBL à être résidents du Québec ou du Canada. Les administrateurs peuvent donc résider dans n’importe quel pays et constituer une OSBL au Québec.

Au moment de la constitution de l’OSBL, au moins trois des requérants doivent être inscrits comme administrateurs provisoires de l’OSBL sur la requête. Il sera toujours possible de changer le nombre d’administrateurs de l’OSBL par règlement, sans qu’il soit inférieur à trois.

De plus, le conseil d’administration d’une OSBL composée de plus de six administrateurs peut mettre sur pied un comité exécutif composé d’au moins trois des administrateurs. Il faut néanmoins que cette action soit autorisée par le règlement de l’OSBL adopté par un vote du deux tiers des membres de l’OSBL.

  1. DIRIGEANTS ET COMITÉ EXÉCUTIF

Le conseil d’administration de l’OSBL s’occupe de son administration générale. Il peut déléguer certains pouvoirs à un comité exécutif et/ou à des dirigeants (directeur général, président, vice-président, secrétaire, trésorier) qu’il aura nommés. Par exemple, ils peuvent déléguer les pouvoirs d’administrer les affaires de l’OSBL et de passer en son nom des contrats. Il est à noter que les dirigeants peuvent aussi être des administrateurs de l’OSBL.

Normalement, la nomination, les fonctions et les devoirs des dirigeants sont prévus par des règlements généraux de l’OSBL[3]. Certains de ces devoirs et fonctions peuvent également être attribués au cas par cas par le conseil d’administration.

Par exemple, le conseil d’administration pourrait permettre au comité exécutif de contracter au nom de l’OSBL jusqu’à hauteur de 25 000$ et au directeur général à hauteur de 10 000$. Les transactions excédant 25 000$ demeureraient du ressort exclusif du conseil d’administration.

  1. MEMBRES

Les membres peuvent être des personnes physiques (mineurs ou majeurs) ou des personnes morales. L’adhésion peut être gratuite ou payante.

D’ailleurs, c’est dans les règlements généraux de l’OSBL que sera déterminé si les membres sont admis sur simple demande ou encore sur approbation du conseil d’administration. C’est aussi à cet endroit qu’on peut retrouver les différentes catégories de membres, ainsi que les droits et les conditions d’admission liés à ces catégories.

Les membres adhèrent à l’OSBL et sont présents dans l’OSBL à titre de membres votants ou non‑votants. Les membres dits votants se chargent notamment d’élire les administrateurs de l’OSBL à chaque assemblée annuelle.

  1. ÉTATS FINANCIERS

Dans tous les cas, les états financiers de l’OSBL doivent être présentés par les administrateurs aux membres, et ce, à chaque assemblée annuelle. Contrairement aux OBNL de régime fédéral, aucune exigence législative n’oblige que le bilan des états financiers soit signé par deux des administrateurs de l’OSBL, sauf si c’est prévu dans le règlement intérieur. Cependant, il s’agit d’une bonne pratique. De plus, les règles comptables pourraient, quant à elles, requérir de telles signatures, par exemple lorsque les états financiers sont vérifiés.

De plus, les membres qui n’assistent pas à l’assemblée annuelle ne peuvent pas exiger de recevoir les états financiers de l’OSBL.

Lorsqu’un vérificateur est nommé (voir l’item 8), son rapport est joint au bilan, qu’on qualifie ainsi de bilan vérifié et présenté aux membres lors de l’assemblée annuelle.

  1. VÉRIFICATEURS

Il n’y a aucune exigence législative obligeant les OSBL à faire vérifier leurs états financiers, mais selon la loi, les membres peuvent l’exiger. De plus, la décision de ne pas nommer de vérificateur doit être prise annuellement et à l’unanimité des membres de l’OSBL, indépendamment de leur droit de voter sur les autres questions de l’OSBL[4].

  1. DÉCLARATION ANNUELLE

L’OSBL doit déposer auprès du registraire des entreprises du Québec, sa déclaration de mise à jour annuelle, et ce, que des modifications aient été apportées ou non à sa structure. Cette obligation prend effet à compter de l’année suivant celle de l’immatriculation de l’OSBL.

  1. IMPÔTS

Les OSBL de régime provincial sont généralement exemptés de l’impôt sur le revenu[5].

Pour être exonérée d’impôt, l’OSBL doit avoir été exclusivement administrée à des fins non lucratives. Ainsi, une OSBL dont une partie des revenus pour une année donnée serait payable à un particulier ou dont une partie des revenus a été mise à la disposition personnelle de ses administrateurs, dirigeants ou membres pourrait ne pas être exonérée d’impôt pour cette même année[6].

De même, si les activités de l’organisme sont principalement des activités normalement menées à buts lucratifs (p. ex. l’opération d’un bureau d’avocats ou la fabrication de circuits intégrés), l’OSBL pourrait également perdre son exonération.

  1. ASPECTS ADMINISTRATIFS

Le tableau ci-dessous contient des informations sur les premières obligations suivant la constitution de l’OSBL :

Obligation Délai
Déclaration initiale de la personne morale en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises[7] Dans les 60 jours de la date d’immatriculation
Tenue de la première assemblée des membres dans le but d’élire les administrateurs. Dans les six mois de la constitution de la personne morale.
Préparation du formulaire CO-17.SP (Déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif exonérée d’impôt sur le revenu).

 

Ce formulaire tient lieu de déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registre des Entreprises du Québec.

Dans les six mois suivant la fin de son année d’imposition.

 

 

Assemblée annuelle des membres de l’OSBL Chaque année, à l’époque déterminée par les lettres patentes ou les règlements de l’OSBL ou à défaut, le 4e mercredi de janvier.
Inscription aux fichiers TPS et TVQ auprès de Revenu Québec pour les OSBL qui effectuent des ventes taxables et qui ne sont pas des petits fournisseurs (dont le total des ventes taxables excède 50 000$)[8] TPS : Dans les 30 jours suivant la première vente taxable au Canada.

TVQ : Avant d’effectuer votre première vente taxable au Québec.

 

  1. ORGANISME DE BIENFAISANCE – STATUT PARTICULIER

Lors de la constitution de votre OSBL, vous pouvez déjà réfléchir à la nécessité d’obtenir un numéro de charité, et donc, un enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance. Cette qualification vous permet, entre autres, de remettre des reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu. Ces reçus ne peuvent toutefois être remis qu’à des personnes physiques. Pour vous qualifier, vous devez notamment consacrer les ressources à des activités de bienfaisance et avoir des fins de bienfaisance qui visent l’une ou plusieurs des catégories suivantes :

  • le soulagement de la pauvreté;
  • l’avancement de l’éducation;
  • l’avancement de la religion;
  • d’autres fins profitant à la collectivité (reconnues par la jurisprudence).

Une certaine croyance populaire veut que l’organisme de bienfaisance soit une entité indépendante de l’OSBL.  Il n’en est rien.  C’est plutôt l’OSBL qui se qualifie ou non à titre d’organisme de charité.  Plusieurs croient également que ce statut s’obtient sur seule demande en remplissant un formulaire.  Encore une fois: légende urbaine!  Les exigences sont nombreuses et le formulaire requiert énormément d’information opérationnelle, financière, etc.  De plus, une fois le formulaire transmis, l’OSBL pourra devoir attendre plusieurs mois avant d’obtenir une réponse.  Ce n’est donc pas un processus à prendre à la légère et à la dernière minute.

Vous avez des questions plus spécifiques? N’hésitez pas à nous contacter !

Me Léa Psenak –  
Me Frédéric Letendre –

[1] Loi sur les compagnies, RLRQ c. C-38, article 218 (1).

[2] Loi sur les compagnies, RLRQ c. C-38, article 7 et 219 (c).

[3] Ibid, article 91 (2) (d).

[4] Op.cit. Loi sur les compagnies, article 123.100.

[5] Loi sur les impôts, RLRQ, c. I-3, art. 985.23.

[6] https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/in-305/

[7] Loi sur la publicité légale des entreprises, RLRQ, ch. P-44.1, art. 38.

[8] https://www.revenuquebec.ca/documents/fr/publications/in/IN-202%282018-11%29.pdf

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